Asl multata dal garante per la privacy per i documenti abbandonati al Banti

VAGLIA – Il garante per la protezione dei dati personali ha multato Azienda Usl Toscana Centro, per un importo di 50 mila euro, per una violazione della disciplina in materia di tutela dei dati personali per la presenza nei locali dell’ex sanatorio Guido Banti di Pratolino di documentazione sanitaria come ricette, cartelle cliniche e radiografie in stato di abbandono; come era stato segnalato alla stessa autorità con denunce delle cittadine Barbara Picozzi e Daria B., che gestiscono anche la pagina Facebook “Salviamo l’ex sanatorio Guido Banti’,  prima nel Novembre del 2021 e poi ancora nel Novembre del 2022. In seguito a tali segnalazioni l’autorità garante ha infatti condotto un’attività istruttoria con la collaborazione di Asl, più volte sentita anche grazie a memorie, dalla quale è emerso che la stessa ha più volte incaricato ditte specializzate della rimozione dei documenti. Attività ritenute però dal garante non sufficienti ad evitare la sanzione.

Azienda Usl Toscana Centro, nel corso dell’attività istruttoria, aveva precisato, come riportano questi stralci del provvedimento del garante, che: “Non è possibile escludere che in alcune aree possano essere rimaste, inavvertitamente lasciate dal personale deputato al trasloco, alcuni documenti o radiografie”. E ancora: “Durante gli accessi da parte di personale autorizzato e dotato di misure elevate di protezione individuale effettuate negli anni passati sono state prelevate alcune radiografie rimaste ed altri documenti, tutti prevalentemente illeggibili (quelli che sono risultati leggibili sono stati trasferiti presso gli archivi aziendali)”.

Nell’istruttoria Asl sottolinea però anche che: “In tema di sicurezza delle informazioni si rappresenta che le modalità non ideali di conservazione riguardano documenti che non sono comunque annoverabili tra quelli ad obbligo di conservazione infinita come, ad esempio, risulta per la più ben strutturata, seppur cartacea, cartella clinica”. E ancora che: “La documentazione presentata nel video indicato dall’Autorità è posta in aree non accessibili né raggiungibili in sicurezza, in gran parte trattasi di documenti cartacei senza evidenze rispetto a dati personali. Le informazioni eventualmente leggibili non permettono di identificare direttamente gli interessati, oltre a risultare ovviamente non più attuali con potenziali impatti sugli interessati assolutamente modesti”.

Agli inizi del 2023 si è cercato comunque di risolvere la situazione: “A seguito del sopralluogo del febbraio 2023 l’Azienda ha deciso di affidare ad una ditta specializzata l’incarico di accedere a tutti i piani della struttura e di controllare se all’interno della stessa ci siano documenti”. Interventi che sono stati effettuati il 4 e il 5 aprile 2023, durante i quali “E’ stato rinvenuto materiale documentale e alcune lastre radiografiche fortemente deteriorate in alcuni vani. Si precisa – sostiene Asl nelle sue memorie – che solo in alcuni documenti è possibile rinvenire nomi o codici riferibili ai pazienti e che tale documentazione non è stata rinvenuta in archivi ma in ordine sparso in alcuni vani. Pertanto si rappresenta che con le attività svolte il 4 e il 5 aprile 2023 è stato rimosso tutto il materiale documentale che è stato rinvenuto in ordine sparso in alcuni locali dell’ex Sanatorio”. Documentazione che, raccolta in 4 sacchi di uso urbano, è stata sottoposta ad analisi e successiva procedura di scarto.

Attività però non ritenute sufficienti dal Garante. Che scrive nel suo domento: “Alla luce del quadro normativo sopra richiamato, si evidenzia che quanto affermato dall’Azienda in ordine all’assenza di specifici obblighi normativi di conservazione si pone in contrasto con la disciplina sugli obblighi di conservazione e di scarto della documentazione sanitaria individuati dalla normativa, che sono, peraltro, riportati anche nello stesso regolamento aziendale sulla conservazione documentazione. Non appare inoltre condivisibile l’affermazione secondo cui la conservazione della documentazione sanitaria nei locali dell’ex Sanatorio Banti, con le modalità visibili nei predetti video e non smentite dalla predetta Azienda, possano essere qualificate come ‘una modalità tombale di storage’, attese le specifiche procedure previste per lo scarto di archivio previste dalla disciplina di settore e dallo stesso regolamento aziendale sopra indicato. Si rappresenta inoltre che l’abbandono di documentazione sanitaria, che avrebbe dovuto essere conservata nei tempi e secondo le modalità indicate nel predetto regolamento, si pone anche in contrasto con i principi sopra richiamati di integrità e riservatezza dei dati, nonché di liceità, correttezza e trasparenza e di limitazione della conservazione di cui all’art. 5 del Regolamento. Non può inoltre ritenersi ammissibile l’affermazione secondo cui “Le informazioni eventualmente leggibili non permettono di identificare direttamente gli interessati”, atteso che in alcune immagini in atti sono visibili i dati anagrafici. Parimenti non è possibile escludere, come invece effettuato dalla predetta Azienda, che la sottrazione o il danneggiamento di tale documentazione -considerata anche la vetustà delle stesse- non possa recare danni al soggetto a cui si riferiscono anche in relazione all’eventuale impossibilità di esercitare i diritti allo stesso riconosciuti (es. richiesta di accesso o di copia di documentazione sanitaria) e a prescindere dalla circostanza che, allo stato, l’Azienda non ha ricevuto tali istanze. Non appare inoltre condivisibile il riferimento alla circostanza che ‘al tempo della dismissione dell’attività della struttura, ovvero nel 1989, la disciplina in materia di conservazione era meno stringente rispetto a quella attuale, in vista anche dell’introduzione del GDPR che ha ulteriormente sensibilizzato in merito all’aspetto della conservazione’, in quanto, come sopra evidenziato, la specifica disciplina di settore già recava all’epoca indicazioni in merito alle corrette modalità di conservazione della documentazione sanitaria”. Tutte motivazioni che hanno portato all’emissione della multa.

Da Azienda Usl Toscana Centro spiegano che l’Azienda sanitaria sta valutando insieme al Responsabile Protezione Dati aziendale e all’Avvocatura della Ausl le azioni da intraprendere.

© Il Filo – Idee e Notizie dal Mugello – 12 Ottobre 2023